Hvis I ikke måler anvendelsen, ved I ikke om investeringen er hjemme.
Kort fortalt
- Adoption er forskellen på et system, der bruges, og et, der bare er installeret.
- Mål adfærd, ikke kun logins: opgaver løst i systemet, aktive brugere over tid, fald i workarounds.
- Mål over de første måneder — adoption topper sjældent ved go-live.
Hvis I ikke måler anvendelsen, ved I ikke, om investeringen er hjemme. Adoption er forskellen mellem et system, der er taget i brug, og et, der bare er installeret.
Mål både brug og adfærd
Tæl ikke kun logins. Se på, om de centrale arbejdsgange faktisk udføres i systemet — og om de manuelle workarounds er forsvundet. Det er der, den reelle gevinst ligger.
- ✓Andel af relevante opgaver, der løses i systemet
- ✓Antal aktive brugere over tid — ikke kun ved go-live
- ✓Fald i dobbeltregistrering og workarounds
- ✓Brugernes egen oplevelse: er hverdagen blevet lettere?
Mål over tid
Adoption topper sjældent ved lanceringen — den bygger op, eller den falder. Et par målepunkter hen over de første måneder fortæller jer, om I skal sætte ind med mere træning, kommunikation eller forankring.
Det, der bliver målt, bliver fastholdt. En enkel adoptionsmåling er den billigste forsikring på en dyr implementering.
Fire målinger, der er nemme at komme i gang med
I behøver ikke et dashboard for at måle adoption. De fleste systemer kan trække de nødvendige tal, og resten kan I samle med et kort spørgeskema. Her er fire målinger, der tilsammen giver et retvisende billede:
- ✓Dækning: hvor stor en andel af de relevante opgaver — ordrer, sager, godkendelser — bliver oprettet i systemet, sammenlignet med det samlede antal? Under 80 % efter tre måneder er et advarselstegn.
- ✓Aktive brugere: hvor mange af dem, der burde bruge systemet ugentligt, gør det faktisk? Se på udviklingen uge for uge, ikke på ét tal.
- ✓Workarounds: hvor mange regneark, mails og manuelle lister lever stadig ved siden af systemet? Bed hver afdeling om at tælle dem — og følg, om tallet falder.
- ✓Oplevelse: tre spørgsmål til brugerne hver anden måned: er opgaven blevet lettere, hvad driller mest, og hvad mangler I? Skalasvar plus ét fritekstfelt er rigeligt.
Sæt mål, før I går i luften
Målingerne bliver først nyttige, når de holdes op mod noget. Beslut derfor før go-live, hvad "godt" ser ud som efter en, tre og seks måneder — for eksempel 60 % dækning efter en måned, 85 % efter tre og 95 % efter seks. Målene behøver ikke være perfekte. De skal bare gøre det muligt at se, om I er på vej i den rigtige retning, og at reagere i tide, hvis I ikke er.
Hvad I gør, når tallene skuffer
Lave tal er ikke en fiasko — de er information. Falder dækningen i én afdeling, mens den stiger i de andre, ligger svaret typisk lokalt: en leder, der ikke efterspørger systemet, en superbruger, der er stoppet, eller en arbejdsgang, systemet ikke understøtter godt nok. Tag samtalen med afdelingen, ret det, der reelt er i vejen, og mål igen. Det er præcis derfor, man måler: for at kunne handle på fakta i stedet for på fornemmelser.
Gør målingen til en vane
Den største fejl er at måle én gang og så lade være. Adoption bygger op eller falder over måneder, og de fleste implementeringer har et dyk omkring uge seks til otte, når nyhedens interesse er væk og hverdagen presser på. Læg derfor målingerne ind som et fast punkt på ledermødet det første halve år, og gør resultaterne synlige for dem, der bruger systemet. Det, der bliver målt og delt, bliver fastholdt — og det er den billigste forsikring, I kan tegne på en dyr implementering.