Det er sjældent dovenskab. Oftest mangler der svar på ét spørgsmål: what's in it for me?
Kort fortalt
- Lav adoption er et symptom — find årsagen, og brugen følger.
- De typiske årsager er kommunikation, timing af træning, en åben bagdør til den gamle vej, manglende superbrugere og manglende måling.
- Adoption kan genstartes efter implementeringen ved at fokusere på mennesker, ikke flere funktioner.
Systemet er implementeret, pengene er brugt — og alligevel arbejder halvdelen videre i Excel og på mail. Det er sjældent dovenskab. Oftest mangler der svar på ét spørgsmål.
“What's in it for me?”
Medarbejdere tager en ny løsning til sig, når de kan se, hvad de selv får ud af det — mindre besvær, færre fejl, hurtigere hverdag. Bliver gevinsten kun forklaret fra ledelsens eller virksomhedens perspektiv, lander budskabet ikke.
De typiske årsager
- ✓Forandringen blev kommunikeret som en besked, ikke en samtale
- ✓Træningen kom for tidligt eller for sent
- ✓Den gamle vej er stadig mulig — så hvorfor skifte?
- ✓Der er ingen lokale superbrugere at spørge til hverdag
- ✓Ingen måler, om systemet faktisk bliver brugt
Lav adoption er næsten altid et symptom — ikke et problem i sig selv. Find årsagen, og brugen følger.
Den gode nyhed: adoption kan genstartes efter en implementering. Det kræver fokus på mennesker, ikke flere funktioner.
Sådan finder I jeres årsag
Gæt ikke. Tag fem til otte medarbejdere fra forskellige roller og spørg dem i et kort interview: Hvad gør du i dag, når du skal løse opgaven? Hvor i systemet går det galt? Hvad ville få dig til at bruge det? Svarene er næsten altid konkrete og overraskende praktiske — et felt, der er obligatorisk uden grund, et skærmbillede, der kræver seks klik for noget, der før tog ét, eller en rapport, som ingen har vist dem, findes.
Sammenhold svarene med, hvad systemet faktisk viser: hvor mange logger ind, hvilke funktioner bruges, og hvor ofte data stadig tastes andre steder. Forskellen mellem det, folk siger, og det, systemet viser, fortæller jer, hvor I skal starte.
Luk bagdøren
Den enkeltstående mest effektive indsats er ofte at gøre det umuligt at fortsætte som før. Så længe det gamle regneark stadig ligger på fællesdrevet, og chefen stadig accepterer en mail i stedet for en sag i systemet, vil en del af medarbejderne vælge det, de kender. Det er ikke ond vilje — det er rationelt, hvis den gamle vej er hurtigere for dem selv. Beslut derfor en dato, kommunikér den, og lad ledere gå forrest ved selv kun at bruge systemet.
Genstart adoption i tre skridt
- ✓Ret det, der reelt er i vejen. Fjern unødvendige obligatoriske felter, forenkl skærmbilleder, opsæt de rapporter, folk mangler. Små ændringer i systemet fjerner store undskyldninger.
- ✓Udpeg superbrugere i hver afdeling. Én kollega, man kan spørge over skrivebordet, betyder mere end tre timers klasseundervisning. Giv dem tid til rollen og en direkte linje til den, der kan ændre i systemet.
- ✓Mål og vis fremdrift. Vælg to-tre tal, der viser, om systemet bruges — andel opgaver løst i systemet, aktive brugere, fald i manuelle workarounds — og del dem hver måned. Det, der bliver målt, bliver fastholdt.
Hvad ledelsen skal gøre anderledes
Adoption er et ledelsesansvar, ikke en IT-opgave. Det betyder ikke, at lederen skal kunne systemet bedre end alle andre — men at lederen skal efterspørge det: bede om tallene fra systemet i stedet for fra regnearket, rose dem, der bruger det rigtigt, og tage samtalen med dem, der ikke gør. Når medarbejderne kan se, at systemet er den vej, ledelsen kigger, følger resten.