Dobbeltindtastning, personafhængig viden og evige undtagelser — kender I dem?
De fleste administrative processer er ikke designet — de er vokset frem. Det fungerer, indtil det ikke gør. Her er fem tegn på, at det er tid til et eftersyn.
1. Den samme information tastes flere steder
Når et tal eller en kundeoplysning skal registreres i både et system, et regneark og en mail, bruger I tid på kopiering — og inviterer fejl ind. Dobbeltindtastning er det tydeligste tegn på, at processen og systemerne ikke spiller sammen.
2. Vigtig viden sidder hos enkelte personer
Hvis en proces går i stå, når én bestemt medarbejder er på ferie, er processen personafhængig. Det er en risiko — ikke et udtryk for, at vedkommende er uundværlig.
3. Der er flere undtagelser end regler
“Det kommer an på” er et godt svar i en samtale, men et dårligt fundament for en proces. Når undtagelserne fylder mere end hovedreglen, mangler der klarhed om, hvordan opgaven egentlig skal løses.
4. Ingen kan tegne processen
Bed tre medarbejdere tegne, hvordan en opgave løses. Får I tre forskellige billeder, arbejder I reelt på tre forskellige måder — og så er det svært at forbedre, måle eller digitalisere.
5. I bruger systemet mindst muligt
Når medarbejderne finder veje uden om systemet — i Excel, på mail eller i hovedet — er det sjældent dovenskab. Det er et signal om, at systemet ikke understøtter den måde, arbejdet faktisk foregår på.
Genkender I tre eller flere af disse, ligger der næsten altid både sparet tid og færre fejl og vente på jer.
Det gode er, at I sjældent behøver et nyt system for at rette det. Ofte ligger gevinsten i at bruge det, I allerede har — smartere.