Når kalenderen er fuld, er det første instinkt at ansætte. Men kapaciteten er ofte der allerede — den er bare bundet i opgaver, der ikke burde være der.
Kort fortalt
- Mangel på ressourcer er ofte mangel på overblik over, hvordan ressourcerne bruges.
- Kapacitet bindes i dobbeltarbejde, rettelser, ventetid, uklart ansvar og personafhængighed.
- Frigjort tid giver først værdi, når I har besluttet, hvad den skal bruges til.
- Gevinsten holder først, når organisationen fastholder den nye måde at arbejde på.
Mange virksomheder oplever, at der ikke er tid nok. Der er for mange opgaver, for få hænder, og kalenderen er fuld. Svaret lyder ofte: vi skal bruge flere folk eller et nyt system. Det kan være rigtigt. Men før I tager den beslutning, er det værd at finde ud af, hvad den kapacitet, I allerede har, bliver brugt til.
Mangel på ressourcer eller mangel på overblik?
Et eksempel fra mit arbejde. I en serviceafdeling var der tvivl om, om der var teknikere nok. Der var ikke noget samlet overblik over, hvordan teknikerne blev brugt, eller hvor mange servicejobs der var åbne og overskredet.
Jeg kortlagde serviceprocesserne og indførte eskalering, så planlæggerne hurtigt kunne få teknisk hjælp og planlægge jobbet hurtigere. Derudover lavede jeg dashboards over ressourceforbrug og over åbne og overskredne servicejobs, og jeg fik klarlagt, hvem der gjorde hvad.
Overblikket viste, at der ikke var brug for flere ressourcer. Flere servicejobs blev løst med de eksisterende teknikere, ordrer kom hurtigere igennem, og kunderne fik hurtigere svar og blev faktureret hurtigere.
Før I køber mere kapacitet, så find ud af, hvad den kapacitet, I har, bliver brugt til.
Hvor bliver kapaciteten bundet?
Når jeg leder efter ressourcer, der ikke bliver brugt godt, finder jeg dem typisk her:
- ✓Dobbeltarbejde. De samme data tastes ind flere steder.
- ✓Rettelser. Fejl opdages sent og skal rettes i hånden.
- ✓Ventetid. Opgaver venter på en godkendelse, et svar eller en overlevering.
- ✓Uklart ansvar. Alle antager, at en anden tager opgaven.
- ✓Personafhængighed. Viden og opgaver sidder hos få personer, som dermed bliver flaskehalse.
I to af mine cases krævede en manuel proces langt flere hænder end nødvendigt. Efter standardisering gik masterdatahåndteringen fra 9 personer til 3, og fakturahåndteringen fra 5 medarbejdere til 1. Læs casene →
Frigjort tid er ikke det samme som brugt tid
Hvis I frigør nogle timer om ugen, men ingen har besluttet, hvad de skal bruges til, forsvinder de i den almindelige travlhed. Beslut derfor på forhånd, hvad kapaciteten skal gå til: opgaver, der skaber værdi, bedre service eller at undgå en ansættelse, I ellers ville have haft brug for.
Sådan frigør I ressourcer i fire trin
- Afdæk. Tal med dem, der gør arbejdet, og kortlæg en typisk dag eller én central proces.
- Find det, der koster mest. Hvor går tiden, og hvor er gevinsten størst?
- Ret det. Fjern unødvendige trin først, og forenkl derefter. Automatisér det, der er tilbage, og vælg først til sidst et nyt eller bedre system, hvis det stadig er nødvendigt.
- Fasthold. Sørg for træning og forankring, så den nye måde at arbejde på bliver, og besparelsen holder.
Forankringen afgør, om gevinsten holder
Det sidste trin springes ofte over. Men en løsning, som medarbejderne ikke bruger, frigør ingen ressourcer. Den er en ekstra omkostning.
I en global udrulning af Dynamics 365 til serviceplanlægning, kundesupport og field service i 28 lande blev 360 brugere trænet og supporteret. Adoptionen nåede 90 %, og det gav ca. 15 % mindre manuelt arbejde. I en anden systemudrulning til serviceplanlægning nåede 90 trænede brugere 100 % adoption. Forskellen ligger ikke i teknologien, men i, at medarbejderne blev klædt på til at bruge den. Læs, hvorfor medarbejdere ikke bruger et nyt system →
Tjek, før I ansætter eller køber
Spørg jer selv:
- ✓Ved vi, hvordan vores nuværende kapacitet bruges?
- ✓Hvor meget tid går der med at rette fejl og gøre ting flere gange?
- ✓Er det klart, hvem der har ansvaret for hver opgave?
- ✓Er processen forenklet, før vi automatiserer den?
- ✓Har vi besluttet, hvad frigjort tid skal bruges til?
Kan I ikke svare ja på de fleste, er det sandsynligvis overblikket, der mangler — ikke ressourcerne.
Konklusion
Flere hænder og nye systemer kan være det rigtige svar. Men det er den dyreste løsning, og den bør komme sidst. Start med at finde ud af, hvor kapaciteten forsvinder i dag. Det giver ofte mere luft i kalenderen, end I regner med, og et langt bedre grundlag for at beslutte, hvad I faktisk mangler.
Sådan kan jeg hjælpe: ProcesCheck — fast pris fra 15.000 kr. ekskl. moms, svar på 1–2 uger.
Se også: Cases og resultater · Tilskud til rådgivning