Sådan arbejder vi
Struktureret proceskortlægning i praksis
Proceskortlægning starter med at indsamle viden fra dem der arbejder med processerne til daglig — og ender med en klar handlingsplan med konkrete forbedringer.
1
Indsamling af viden
Interviews og workshops med medarbejderne
2
Visualiser den nuværende proces
Tegn flow med alle trin, beslutningspunkter og overleveringer
3
Find manuelle workarounds
Excel, mails, dobbeltindtastning og uofficielle løsninger
4
Udpeg forbedringsmuligheder
Automatisering, forenkling og systemunderstøttelse
5
Prioriteret handlingsplan
Quick wins, potentiale og klare næste skridt
Konkrete resultater ved procesoptimering
Tidsbesparelse
Manuelle trin fjernes og information registreres kun ét sted — tid frigives til værdiskabende opgaver.
Bedre datakvalitet
Færre fejl opstår når data kun tastes én gang. Solidt grundlag for rapportering og beslutninger.
Hurtigere flow
Standardiserede processer reducerer ventetid og flaskehalse på tværs af teams og afdelinger.
Medarbejdertilfredshed
Trivielle tasteopgaver forsvinder. Fokus på kunder, faglighed og problemløsning.
Eksempler fra praksis
Case 1 — Global CRM
Dynamics 365 på tværs af 28 lande
Før
Processer og arbejdsgange var forskellige på tværs af lande. Mange opgaver håndteret manuelt.
Processer og arbejdsgange var forskellige på tværs af lande. Mange opgaver håndteret manuelt.
Efter
Standardiserede processer og fælles arbejdsgange. 360 brugere trænet i ny løsning.
Standardiserede processer og fælles arbejdsgange. 360 brugere trænet i ny løsning.
Case 2 — Indkøbsgodkendelse
Fra Word-skabeloner til digitalt workflow
Før
Word-skabeloner og mails til godkendelse. Ingen overblik — sager gik i stå ved ferie.
Word-skabeloner og mails til godkendelse. Ingen overblik — sager gik i stå ved ferie.
Efter
Standardiseret workflow med klare regler og påmindelser. Hurtigere godkendelser.
Standardiseret workflow med klare regler og påmindelser. Hurtigere godkendelser.
Case 3 — Fakturahåndtering
Fra 5 personer til 1
Før
Fakturahåndtering krævede mange manuelle trin og involverede 5 personer.
Fakturahåndtering krævede mange manuelle trin og involverede 5 personer.
Efter
Manuel fakturahåndtering reduceret fra 5 personer til 1 gennem optimeret flow.
Manuel fakturahåndtering reduceret fra 5 personer til 1 gennem optimeret flow.
"Gode systemer starter med klare processer. Når processerne ikke er tydelige, bliver det svært at stille de rigtige krav og sikre en løsning der faktisk understøtter forretningen."
— Maria Skaale, CAAP³ Consulting